Şirket Karar Defteri Nasıl Yazılır  

Harika bir soru. Apartman yöneticileri ve yeni şirket kuran girişimcilerin en sık karıştırdığı iki resmi belge vardır: Apartman Karar Defteri ve Şirket Karar Defteri. Her ikisinin de adında “karar defteri” geçse de, tabi oldukları kanunlar, yazım usulleri, noter tasdik zorunlulukları ve hukuki sonuçları birbirinden tamamen farklıdır.

Birini diğeriyle karıştırmak, alınan tüm kararların yasal olarak geçersiz sayılması gibi çok ciddi sonuçlar doğurabilir. Mersin’de bir apartman ve site yönetimi uzmanı olarak, 23 Ağustos 2025 itibarıyla bu iki önemli defter arasındaki 5 temel farkı ve bir apartman yöneticisinin kendi defterini nasıl doğru yazması gerektiğini, 600 kelimeyi aşan bu detaylı rehberde sizler için açıklıyoruz.

Apartman ve Şirket Karar Defteri Arasındaki 5 Temel Fark (Hangisini Nasıl Yazmalısınız?)

Apartmanınıza yönetici seçildiğinizde veya kendi limited şirketinizi kurduğunuzda, tutmanız gereken karar defterlerinin aynı olmadığını bilmek, sizi gelecekteki büyük hukuki hatalardan korur. İşte o temel farklar:

1. Fark: Tabi Oldukları Kanunlar Bu, en temel ve en önemli farktır.

• Apartman Karar Defteri: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na (KMK) tabidir. Amacı, tüzel kişiliği olmayan bir yapıda, mülk sahiplerinin (“kat maliklerinin”) ortak iradesini kaydetmektir.
• Şirket Karar Defteri: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) tabidir. Amacı, bir şirketin (Limited, Anonim vb.) yönetim organının (yönetim kurulu, müdürler kurulu) ticari faaliyetlerle ilgili aldığı kararları kaydetmektir.

2. Fark: Noter Tasdik Zorunlulukları (En Sık Yapılan Hata) Bu, yöneticilerin en çok yanıldığı konudur.

• Apartman Karar Defteri: Sadece ilk kullanılmaya başlanmadan önce “Açılış Tasdiki” ve defter dolduğunda “Kapanış Tasdiki” yaptırılması zorunludur. Her yıl yeniden tasdik ettirme (ara tasdik) zorunluluğu KESİNLİKLE YOKTUR.
• Şirket Karar Defteri: Limited ve Anonim Şirketlerin Yönetim Kurulu Karar Defterlerinin, her yıl takip eden faaliyet döneminin ilk ayı sonuna kadar (Ocak ayı sonu) notere götürülerek “Ara Tasdik” yaptırılması zorunludur. Bu işlemi unutan apartman yöneticileri, gereksiz yere noter masrafı yapmaktadır.

3. Fark: Kararı Alan Organ

• Apartman Karar Defteri: Kararları alan ve imzalayan organ, Kat Malikleri Kurulu‘dur (tüm mülk sahipleri veya vekilleri).
• Şirket Karar Defteri: Kararları alan ve imzalayan organ, genellikle şirketin Yönetim Kurulu veya Müdürler Kurulu‘dur.

4. Fark: İmzalayan Kişiler

• Apartman Karar Defteri: Alınan kararların altı, toplantıyı yöneten Divan Kurulu (Başkan, Katip) ile birlikte, toplantıya katılan tüm kat malikleri (Hazirun) tarafından imzalanmalıdır. Katılan maliklerin imzası olmayan bir karar, hukuken zayıf ve iptal edilebilir durumdadır.
• Şirket Karar Defteri: Yönetim kurulu kararının altını, sadece toplantıya katılan yönetim kurulu üyelerinin imzalaması yeterlidir. Tüm şirket ortaklarının imzalaması gerekmez.

5. Fark: İçeriğin Niteliği

• Apartman Karar Defteri: İçeriği, ortak yaşam alanlarının yönetimiyle ilgilidir: Yönetici seçimi, bütçe onayı, bakım-onarım kararları, aidatların belirlenmesi gibi.
• Şirket Karar Defteri: İçeriği, şirketin ticari geleceğiyle ilgilidir: Kredi çekme kararı, şube açma, sermaye artırımı, genel müdür ataması gibi.

Peki, Bir Apartman Yöneticisi Kendi Defterini Nasıl Yazmalıdır? (Doğru Örnek)

Yukarıdaki farklardan da anlaşılacağı gibi, sizin bir yönetici olarak uymanız gereken kurallar Kat Mülkiyeti Kanunu’na göredir. İşte tipik bir yönetici seçimi kararının deftere nasıl işlenmesi gerektiğine dair doğru bir örnek:

[BAŞLIK] GÜNEŞ APARTMANI KAT MALİKLERİ 23.08.2025 TARİHLİ OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞIDIR

[GİRİŞ] Güneş Apartmanı Kat Malikleri Kurulu, … tarihinde, saat …’de toplanmıştır. Yapılan yoklamada 20 bağımsız bölümden 16’sının toplantıda temsil edildiği görülmüş ve toplantı yeter sayısının mevcut olduğu tespit edilmiştir.

Karar No: 2025/01: Divan Kurulu seçimine geçilmiş, Divan Başkanlığı’na Daire 5 maliki Ayşe KAYA, Katip Üyeliğe Daire 8 maliki Ali VURAL oy birliği ile seçilmiştir.

… (Diğer gündem maddeleri ve kararlar) …

Karar No: 2025/04: Gündemin 5. Maddesi olan “Yeni Dönem Yönetici ve Denetçisinin Seçilmesi” konusuna geçilmiştir. Divan Başkanı tarafından yöneticilik görevi için Daire 10 maliki Ahmet YILMAZ aday olarak önerilmiştir. Başka aday çıkmaması üzerine oylamaya geçilmiştir. Yapılan oylama neticesinde, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. maddesi uyarınca gereken anagayrimenkuldeki tüm kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğunun sağlandığı anlaşılarak, 23.08.2025 tarihinden bir sonraki olağan genel kurula kadar 1 (Bir) yıl süreyle Ahmet YILMAZ’ın apartman yöneticisi olarak görev yapmasına oy çokluğuyla karar verilmiştir.

[KAPANIŞ VE İMZALAR] … Toplantıya son verilmiştir. 23.08.2025

Divan Başkanı Katip Üye (İmza) (İmza) Ayşe KAYA Ali VURAL

TOPLANTIYA KATILAN KAT MALİKLERİ (HAZİRUN) (Bu bölümde toplantıya katılan tüm kat maliklerinin isimleri yazılarak imzaları alınır.)

Profesyonel Yönetimin Rolü: Doğru Defter, Doğru Prosedür Gördüğünüz gibi, bu iki defteri ve tabi oldukları prosedürleri birbirine karıştırmak, alınan tüm kararların geçersiz sayılmasına neden olabilir. Ticaret Kanunu’na göre defterini tasdik ettirmeyi unutan bir şirket gibi, Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre genel kurulunu usulsüz yapan veya defterini yanlış tutan bir apartman da hukuken felç olur. Gözde Yönetim olarak, biz sadece apartman ve site yönetimi alanında uzmanız. Tabi olduğumuz kanunu, yani Kat Mülkiyeti Kanunu‘nu en ince detaylarına kadar bilir ve uygularız. Sizi, bu tür karmaşık ve riskli hukuki ayrımlarla uğraşma derdinden kurtarır, tüm resmi kayıtlarınızın ilgili kanuna %100 uygun olmasını sağlarız.

Telefon: 0324 325 3 25** Adres: Kiremithane Mah Silifke Caddesi Başeğmez Apt No 102/ 1/1 Akdeniz Mersin** Web: https://www.mersinapartman.com/ ve https://www.gozdeyonetim.com/

Anahtar Kelimeler

Şirket karar defteri, apartman karar defteri, karar defteri nasıl yazılır, karar defteri noter onayı, Türk Ticaret Kanunu, Kat Mülkiyeti Kanunu, Gözde Yönetim, Mersin site yönetimi, apartman genel kurul tutanağı örneği, yönetici seçimi, sayı ve arsa payı çoğunluğu, divan kurulu, hazirun cetveli, karar defteri tasdik zorunluluğu.

Şirket Karar Defteri Nasıl Yazılır