Tutanak Türleri 2026

Apartman ve Site Yönetiminde Hayat Kurtaran Belge: Tutanak Türleri ve Kullanım Alanları

Tutanak Türleri Atalarımız “Söz uçar, yazı kalır” demiştir. Hukukun ve profesyonel site yönetiminin temeli de tam olarak bu söze dayanır. Mersin’in kalabalık sitelerinde, Yenişehir’den Mezitli’ye, Erdemli’den Toroslar’a kadar her gün onlarca olay yaşanır. Asansör bozulur, komşu gürültü yapar, kapıcı işe geç gelir veya genel kurulda hararetli tartışmalar olur. Tüm bu olayların hukuki bir delil niteliği taşıyabilmesi için kağıda dökülmüş haline “Tutanak” denir.

Mersin Yenişehir Yönetim olarak tecrübemizle sabittir ki; mahkemede haklı olmanız yetmez, haklılığınızı ispatlamanız gerekir. İşte bu noktada doğru tutulmuş bir tutanak, sizi ve yönetiminizi binlerce liralık tazminattan ve haksız suçlamalardan kurtarır. Bu makalede, site yönetimlerinde en sık kullanılan tutanak türlerini ve bunların nasıl hazırlanması gerektiğini inceleyeceğiz.

Site Yönetiminde Kullanılan Temel Tutanak Türleri

Bir apartman veya site yönetiminde karşılaşabileceğiniz olaylara göre tutanaklar farklılık gösterir. İşte en önemlileri:

1. Genel Kurul (Divan) Toplantı Tutanağı

Sitenin anayasası niteliğindeki en önemli belgedir. Kat Malikleri Kurulu toplantısında konuşulanların ve alınan kararların yazıldığı resmi evraktır.

İçeriği: Toplantı yeri/saati, katılan sayısı, alınan kararlar (madde madde), kabul ve ret oyları.
Önemi: Karara itiraz edenlerin “Muhalefet Şerhi” (Ben bu kararı kabul etmiyorum çünkü…) mutlaka bu tutanağa işlenmelidir. Aksi takdirde dava açma hakları kısıtlanabilir.

2. Yönetim Kurulu Karar Tutanağı

Yöneticilerin kendi aralarında toplanıp aldığı kararları (Örn: Asansör bakım firmasının değiştirilmesi, kömür alınması) yazdığı ve Karar Defterine yapıştırdığı tutanaktır.

Önemi: Yapılan harcamaların yasal dayanağıdır. Karar olmadan yapılan harcama, yöneticinin şahsi borcu sayılabilir.

3. Teslim – Tesellüm Tutanağı (Devir Teslim)

Yönetim değiştiğinde veya personel işten ayrıldığında kullanılır.

Neler Yazılır: Kasa/Banka bakiyesi, fatura koçanları, resmi defterler, bina anahtarları, demirbaşlar (çim biçme makinesi vb.).
Mersin Örneği: Yeni bitmiş binaları müteahhitten teslim alırken “Eksik İşler Tutanağı” ile birlikte düzenlenir.

4. Olay ve Durum Tespit Tutanağı

Beklenmedik durumlarda veya kural ihlallerinde, olayı “fotoğraf çeker gibi” yazıya dökmektir.

Kullanım Alanları:
- Üst kattan alt kata su sızması ve daire sahibinin kapıyı açmaması.
- Ortak alana (koridora) eşya bırakılması.
- Park yasağı olan yere araç çekilmesi.
- Siteye hırsız girmesi veya kapının zorlanması.
Kuralı: En az iki kişi (Biri yönetici/güvenlik, diğeri şahit) tarafından imzalanmalıdır.

5. İmtina (İmzadan Çekinme) Tutanağı

Yönetici olarak personele veya bir sakine bir tebligat yapmak istediğinizde, karşı taraf “Almıyorum, imzalamıyorum” derse bu tutanak devreye girer.

Nasıl Tutulur: Evrak şahsın yüzüne okunur veya uzatılır. Almadığı takdirde, oradaki iki şahit ile birlikte “İşbu evrak şahsa tebliğ edilmek istenmiş, ancak şahıs içeriğini öğrenmesine rağmen imzadan imtina etmiştir” yazılarak imza altına alınır. Hukuken tebliğ edilmiş sayılır.

6. İş Kazası Tutanağı

Kapıcı, güvenlik veya bahçıvanın başına gelen kazalarda (merdivenden düşme, elini kesme vb.) derhal tutulması gereken tutanaktır. SGK bildirimleri için hayatidir.

Geçerli Bir Tutanak Nasıl Hazırlanır? (5N1K Kuralı)

Bir tutanağın mahkemede delil olabilmesi için şu unsurları barındırması gerekir:

Başlık: Kağıdın tepesine büyük harflerle “OLAY TESPİT TUTANAĞIDIR” veya ilgili başlık yazılmalıdır.
Zaman: Olayın gerçekleştiği veya tespit edildiği Tarih ve Saat net yazılmalıdır. (Örn: 24.10.2025, Saat: 14:30).
Yer: Olayın tam olarak nerede olduğu (Örn: A Blok, 3. Kat sahanlığı).
Olayın Özeti: Yorum katmadan, sadece görülenler yazılmalıdır. (Örn: “Ahmet Bey gürültü yaptı” DEĞİL, “Daire 5’ten yüksek sesli müzik sesi geldiği duyuldu” şeklinde).
İmzalar: Tutanağın en kritik kısmıdır. Tutanağı tutan kişi ve en az bir (tercihen iki) şahit imzalamalıdır.

Profesyonel Yönetim Farkı: “Dijital Arşiv”

Amatör yöneticiler genellikle tutanakları saman kağıtlara yazar ve kaybederler. Mersin Yenişehir Yönetim olarak biz:

Tüm tutanakları tablet/bilgisayar ortamında hazırlarız.
Fotoğraflarla destekleriz (Su sızıntısının, hatalı parkın fotoğrafı tutanağa eklenir).
Dijital ve fiziksel arşivde yıllarca saklarız.

Bu sayede, 3 yıl sonra bir komşu “Ben öyle bir şey yapmadım” dediğinde, önlerine tarihli, imzalı ve fotoğraflı tutanağı koyabiliriz.

İletişim Bilgilerimiz

Sitenizde yaşanan olayları hukuki zemine oturtmak, tutanak ve arşiv sisteminizi profesyonelleştirmek için bize ulaşın.

Telefon: 0324 325 3 325
Adres: Kiremithane Mah. Silifke Caddesi Başeğmez Apt. No: 102/ 1/1 Akdeniz / MERSİN
Web: www.yenisehiryonetim.com

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Tutanak noter onaylı olmak zorunda mı? Hayır. Site içerisindeki tespit tutanakları, üzerindeki imzalar gerçek olduğu sürece noter onayı gerektirmez ve mahkemede “yazılı delil başlangıcı” olarak kabul edilir. Sadece “Karar Defteri”nin kendisi noter onaylı olmalıdır.

Şahit bulamazsam tek başıma tutanak tutabilir miyim? Tek imzalı tutanağın ispat gücü zayıftır. Karşı taraf “Bu tutanağı yönetici kafasına göre y azmış” diyebilir. Mutlaka bir komşuyu, kapıcıyı veya güvenliği şahit olarak imzalatmaya çalışın. Tutanak Türleri

Tutanakta yanlış yazılan bir yerin üzerini karalayabilir miyim? Hayır. Resmi evraklarda daksil kullanılmaz veya karalanmaz. Yanlış yazılan yerin üzeri tek çizgiyle çizilir, yanına doğrusu yazılır ve o kısım paraflanır (küçük imza atılır). Tutanak Türleri

Genel kurul tutanağını kim imzalar? Toplantıyı yöneten Divan Başkanı ve Yazman Üyeler imzalar. Tüm katılanların imzalamasına gerek yoktur; onların imzası “Hazirun Cetveli”nde (Katılım Listesi) bulunur. Tutanak Türleri

Kapıcı işe gelmedi, tutanak tutmalı mıyım? Kesinlikle. İş Kanunu’na göre bir personeli devamsızlık nedeniyle işten çıkarabilmek için, gelmediği her gün için ayrı ayrı “Devamsızlık Tutanağı” tutulmalıdır. Tek bir tutanakla haklı fesih yapmak zordur.

Tutanak Türleri Mersin Yenişehir site yönetimi